Je moet een administratie bijhouden, je zogenaamde I&R ( identificatie en registratie ) van elk dier dat je importeert/exporteert zodat men weet waar het vandaan komt, wie het getransporteerd heeft, wie de importeur is en waar het verblijft, dit is om in een noodgeval als een hond ziek wordt, na te kunnen gaan met wie het allemaal in aanraking is geweest. In deze administratie zitten de Traces documenten en bij voorkeur alle kopieën van paspoort ed. wat met de dieren is meegekomen, Het is aan te raden om echt een dossier aan te leggen per hond/kat, waar alle kopieën van paspoort en bloedonderzoeken inzitten alsook de vragenformulieren en huisbezoeken van betreffende familie
Zorg dat het transport in orde is. Ga je de honden/katten zelf vervoeren en bedraagt de enkele afstand meer dan 65 km dan dien je in het bezit te zijn van een type 1 vergunning voor het vervoer van levende dieren. Dit mag tot een afstand van maximaal 8 uur, indien de afstand ( met dieren ) langer dan 8 uur duurt, dien je een type 2 vergunning aan te vragen en moet je voertuig voorzien zijn van een VLD certificaat, dus ingericht en gekeurd voor het vervoer van levende dieren op lange afstand. De vergunning kun je aanvragen bij de NVWA; https://formdesk.minlnv.nl/kcdv/Transportverordening De inrichtingseisen en bij welk RDW station dit gekeurd mag worden, kun je vinden op; https://www.rdw.nl/zakelijk/branches/bedrijven/bijzondervervoer/vervoerlevende-dieren Voordat je een type 2 vergunning kunt aanvragen, heb je naast het VLD certificaat ook nog een uitgewerkt noodplan nodig met oa. alle noodnummers van de landen waar je doorheen rijdt. Voor het vervoer van honden/katten is geen vakbekwaamheid voor transport verplicht zoals dat wel verplicht is voor bv. runderen of varkens, in Nederland bestaat dat ook niet voor gezelschapsdieren, in Duitsland bijvoorbeeld wel weer
Chipregistratie. Elke hond/kat die via jouw stichting, hierheen gehaald is, moet je het chipnummer eerst op de stichting zetten, dat heet de importmelding, ook als ze niet eerst op het stichtingsadres verblijven. Daarna moeten ze aangemeld worden op het adres waar de hond minimaal de eerste 48 uur verblijft. Let op, we hebben momenteel 10 databanken die helaas niet samenwerken zodat het kan gebeuren dat een hond welke al jaren geleden geïmporteerd is, bij een verhuizing enkel de mogelijkheid biedt om “import uit het buitenland “ aan te vinken bij registratie. (tip; meld de stichting aan als asiel en neem een abonnement, dan betaal je niet per hond maar per abonnement, registreer daarna ook als stichting de chip op de definitieve eigenaar, het kost dan weliswaar een paar euro, maar je weet dan wel zeker dat de registratie juist is, iets wat vaak namelijk niet gedaan wordt.